Artigo: Dez Característiscas de Um Bom KPI

Muitas pessoas utilizam o termo KPI (Key Performance Indicators) e métricas (ou indicadores) de desempenho indistintamente. Isso é errado, pois um KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. A diferença básica é que um KPI sempre deverá refletir direcionadores (drivers) de valor estratégico enquanto que uma métrica apenas representa uma medida de desempenho de uma atividade.

KPIs são "veículos de comunicação". Permitem que os executivos do alto escalão comuniquem a missão e visão da empresa aos mais baixos níveis hierárquicos, envolvendo diretamente todos os colaboradores na realização dos objetivos estratégicos da empresa.

Na logística e no supply chain management existem inúmeras possibilidades de composição de KPIs e por isso, seguir as recomendações aqui relatadas é crucial para o sucesso da área, e conseqüentemente da organização.

Bons KPIs devem apresentar as 10 características citadas a seguir, enquanto que simples métricas ou indicadores de desempenho apresentarão parte delas:

#1: KPIs devem refletir direcionadores (drivers) de valor estratégico
KPIs refletem e medem direcionadores-chave de valor. Direcionadores de valor representam atividades que quando executadas corretamente, garantem o sucesso futuro da organização. Direcionadores de valor movimentam a empresa para a direção correta, impulsionando-a para alcançar seus objetivos organizacionais e resultados financeiros. Exemplos de direcionadores de valor podem ser "alta satisfação do Cliente" ou "excelência na qualidade de um produto".

#2: KPIs são definidos por Executivos
Executivos definem os direcionadores de valor em reuniões de planejamento, onde determinam o direcionamento estratégico da empresa, no curto, médio e longo prazos. Para extrair o máximo desses direcionadores de valor, os executivos necessitam definir como eles querem mensurar o desempenho organizacional através desses direcionadores. Infelizmente, muitos executivos terminam o seu planejamento estratégico antes de definir e validar essas medidas de desempenho. Não podemos gerenciar aquilo que não é medido.

#3: KPIs devem fluir ao longo da empresa
Qualquer grupo, em qualquer nível hierárquico, de qualquer organização, é gerenciado por um "executivo". Esses executivos podem ser conhecidos por "presidentes divisionais", "diretores", "gerentes" ou "supervisores", entre diversos outros termos. Como "executivos", também necessitam realizar sessões de planejamento estratégico e identificar direcionadores-chave de valor, objetivos e planos para o seu grupo. Devido ao fato de cada "executivo", em cada nível hierárquico, basear-se em direcionadores-chave repassados por seus superiores, acaba ocorrendo um "efeito cascata", fazendo com que seja refletido nos KPIs dos mais baixos níveis organizacionais os valores propostos pelos altos executivos da empresa.

#4: KPIs são baseados em padrões corporativos
A única forma de fazer com que um KPI flua ao longo de uma organização é através da criação de padrões de medição. Isso é muito difícil e trabalhoso, mas não impossível.

#5: KPIs são baseados em dados válidos
Antes de optar pela utilização de um determinado KPI é necessário saber se a informação existe e qual a sua precisão (acuracidade). Freqüentemente a resposta não é positiva. Em alguns casos as empresas optam por investir em sistemas que possam capturar as informações necessárias. Em outros casos preferem revisar o KPI.

#6:KPIs devem ser fáceis de serem compreendidos
Um dos grandes problemas dos KPIs é que existem muitos deles. Como resultados disso, eles perdem o poder de atrair a atenção dos empregados e de modificar o seu comportamento. De acordo com uma pesquisa da TDWI (The Data Warehousing Information), uma organização deveria ter, na média, sete KPIs por usuário. Mais do que isso torna difícil para os empregados tomarem a decisão requisitada para cada um deles.
Além disso, os KPIs devem ser de fácil entendimento. Os colaboradores devem saber como calculá-lo e principalmente, o que fazer (e o que não fazer) para alcançar as metas pretendidas. Treinamentos e reuniões de acompanhamento são necessárias para o perfeito entendimento. Medidas de desempenho sem reuniões são inúteis.

#7: KPIs são sempre relevantes
Para garantir que os KPIs possam, continuamente, melhorar a performance da empresa, será preciso auditar os KPIs para avaliar o seu uso e relevância. Se um KPI não está sendo utilizado, ele deverá ser re-escrito ou mesmo descartado. Muitos KPIs têm um ciclo de vida e uma vez criados, energizam a força de trabalho, produzindo resultados incríveis. Com o passar do tempo perdem o seu valor, e provavelmente, tenham que ser redesenhados. Muitas organizações realizam revisões a cada 4 ou 6 meses para avaliar a eficiência de seus KPIs.

#8: KPIs proporcionam contexto
Métricas sempre são expressas em número que refletem o desempenho. Mas um KPI coloca essa performance em um contexto. Ele avalia o desempenho em função de expectativas. O contexto é proporcionado através de limites, metas, benchmarks, etc. KPIs devem indicar a direção da performance, como acima, abaixo ou estático.

#9: KPIs criam "empowerment" nos usuários
É muito comum dizer que aquilo que não é medido não é gerenciado. Mas é também verdadeiro que não pode ser medido aquilo que não possa ser recompensado. Para serem efetivos, os KPIs devem ter uma recompensa atrelada a eles. Cerca de 40% das empresas pesquisadas pela TDWI (The Data Warehousing Information) nos EUA informaram ter reestruturado seus sistemas de incentivos com a implementação de KPIs.

#10: KPIs conduzem a ações positivas
KPIs não podem ser criados de forma isolada. Devem gerar ações de melhoria conjuntamente. Objetivos antagônicos poderão enfraquecer KPIs e colocar em risco a realização de importantes objetivos estratégicos da empresa.

(*) Este artigo é praticamente uma tradução de "Ten Characteristics of a Good KPI" escrito por Wayne Eckerson, Diretor de Pesquisa do The Data Warehousing Institute., havendo alguns pequenos ajustes e inserção de algumas informações adicionais.

Autor: Marco Antonio Oliveira Neves, diretor da Tigerlog

1 - OLIVEIRA NEVES, M. A. Dez Característiscas de Um Bom KPI. Disponível em: . Acesso em: 10 agosto 2010.

Artigo: WMS - Warehouse Management System...por que ter um?

Há alguns anos o WMS deixou de ser um artigo de luxo para se tornar uma ferramenta essencial no dia-a-dia de qualquer operação de movimentação e armazenagem de materiais.

Seguramente qualquer operação logística se beneficiará do uso dessa importante ferramenta, porém é preciso avaliar os custos com a aquisição e implantação do sistema, comparativamente com os benefícios a serem obtidos.

O WMS é uma ferramenta robusta e complexa, requerendo enormes esforços iniciais, principalmente com a parametrização do sistema e com a constante manutenção dos mesmos, que garantirá o seu perfeito funcionamento.

Defensores dos sistemas WMS argumentam que:
• WMS reduzirá os estoques
• WMS reduzirá os custos com mão-de-obra
• WMS aumentará o uso da capacidade de estocagem
• WMS aumentará o serviço ao cliente
• WMS aumentará o nível de acuracidade dos estoques

A implantação do WMS, associado à automação da coleta de dados, realmente levará a uma maior acuracidade da informação dos estoques, redução na mão-de-obra e em uma maior capacidade de melhor atender aos seus Clientes, através da redução dos tempos de ciclo. Expectativas quanto à redução de estoques e melhor utilização do espaço cúbico disponível nem sempre serão concretizadas.

Apesar dos benefícios que possam ser obtidos com a redução da mão-de-obra, a decisão de investir ou não em um sistema WMS estará diretamente condicionada ao nível de serviço exigido pelos seus Clientes e à capacidade do sistema de preencher as lacunas existentes e agregar valor.

Com um bom sistema WMS você poderá, por exemplo, praticar o PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai) ou o FEFO (First Expired, First Out), realizar cross-docking, atender pedidos emergenciais, reduzir stockouts, diminuir sensivelmente o risco de obsolescência de itens de baixo giro, disponibilizar informação de estoques em tempo real, realizar o inventário cíclico ou rotativo, etc.

Além disso, o WMS permite gerar uma gigantesca e valiosa base de dados para o cálculo de indicadores de desempenho e métricas ordinárias.

Para Operadores Logísticos é uma ferramenta essencial. Para os Embarcadores, deve ser cuidadosamente avaliada, levando em conta aspectos técnicos e financeiros.

Uma vez decidido pela implantação, é necessário tomar um passo anterior: a otimização da infra-estrutura física existente e a revisão dos processos-chave. Sem isso, automatizaremos o que está ruim, portanto, teremos muitas dificuldades em obter os benefícios esperados.

A implantação requer muitos cuidados. As principais falhas envolvem:
• Estabelecer um plano de implantação irreal
• Comprar um sistema de baixo custo e esperar altos resultados
• Não desenvolver um plano de contingência
• Dados insuficientes
• Subestimar a complexidade da operação
• Não treinar a equipe operacional no sistema
• Falta de recursos financeiros

Invista tempo no planejamento da implantação. Tenha especial cuidado com a fase de transição, do sistema anterior para a nova solução. Tenha um cronograma detalhado, estabelecendo atividades, prazos e responsabilidades.

Imaginar que um projeto dessa complexidade não apresentará falhas é utópico. Mas, atuando de forma organizada, os erros serão minimizados, e em cerca de 3 a 6 meses você terá à sua disposição uma poderosa ferramenta de gestão!

Autor: Marco Antônio Oliveira Neves

Referências:

1 - OLIVEIRA NEVES, M. A. WMS - Warehouse Management System...por que ter um?.Disponível em: . Acesso em: 10 agosto 2010.